団体研修の手続き業務について

団体研修の手続き業務について

EnglishBay_250.jpg団体研修は、楽しい体験はもちろん、時には日本では直面しないであろう困難に巡り会うことも大きな収穫の一つです。私は、留学手続きを担当していますが、「修学旅行での初めての海外体験で、英語を思ったように話せず、もどかしい思いをした」ーそうしたことがきっかけでその後に個人留学を決断する、というエピソードによく出会います。修学旅行や団体研修で海外に行くという話はもう珍しい話ではないのだと、実感する瞬間でもあります。

留学ジャーナルで提案させていただく団体研修も年々変化を遂げており、今年はアジアでの研修も催行されています。研修国やプログラムの見直しをお考えの先生方も多いかもしれません。

留学手続きとは、実際にどのようなことをおこなっているのでしょうか?

団体研修の手続きをおこなうといっても、当然ですが現地校に出願をするだけではありません。

現地コーディネーターに、事前に確認をおこない、出願にあたり必要な情報が盛り込まれた書類を準備します。
例えば、アレルギーを持つ生徒さんだったらどのような配慮が必要か、また、二重国籍の生徒さんだったら渡航手配において気をつけるべき点は何か、など個別に対応していきます。出願を終えた後も、保護者の方々との連絡を先生方と協力して続けていきます。小中高生の研修となれば未成年ですので、安心して現地校に送り出していただくためにも、保護者の方々とのこのような確認業務は欠かせません。

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出発が近くなると、入国審査に必要な書類等の準備を進めますが、これらの書類は国によって必要事項が異なるだけでなく、突然の変更が生じることも少なくありません。そのような場合にも、当社と深い結び付きのある学校が受け入れ先となりますので、信頼できる情報をスピーディーに得ることができます。現地でおこなわれるプログラムの内容は、先生方のリクエストを元に作り上げていくことも実際におこなっていますし、研修後の振り返りをすることで次年度に向けてじっくりと準備を進めていただくこともできます。

参加者みなさんが、将来に繋がるきっかけを一つでも多く見つけてきてもらえるよう、研修によって参加人数は様々ですが丁寧に手続きをおこなっています。

留学ジャーナルで働く人々を実際に見ていただくことも、私達のことを知っていただくよい機会ではないかと思います。今週末10/13(土)より、全国一斉にスタートするワールド留学フェアにもぜひお気軽にお越しください!

今回のコラム担当

グローバルビジネス部 林

【Profile】

幼少期にアメリカに滞在。大学在学時の夏に、イギリス(ケンブリッジ)研修に参加する。大学卒業後、ホテルのフロントにて勤務し、受付業務や団体受け入れ手配などに従事。留学ジャーナルでは留学手配(個人・団体)を担当している。

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